ClockIT
ClockIT ist eine digitale Lösung für Schicht- und Personalplanung mit Teamkalender, Urlaubsverwaltung, Stundenkonto, Schichtbestätigung und Excel-Export.
Von der offenen Schicht bis zum Export entsteht ein durchgängiger Ablauf für Planung, Personal und Arbeitszeit.
Die Ausgangslage
Dienstpläne werden schnell unübersichtlich, wenn offene Schichten, Verfügbarkeiten, Urlaubsanträge und tatsächliche Arbeitszeiten an verschiedenen Stellen verwaltet werden. Für ClockIT sollte daraus ein gemeinsamer Arbeitsablauf entstehen: Die Planung braucht einen klaren Überblick über das Team, Mitarbeitende ihre persönlichen Dienste und Stunden. Gleichzeitig mussten Bestätigungen, Abwesenheiten und Auswertungen in den Planungsprozess passen.
Unsere Lösung
ClockIT bündelt Schicht- und Personalplanung in einer Webanwendung. Im Teamkalender erscheinen Mitarbeitende, offene Dienste und die Woche in einer übersichtlichen Matrix. Schichten können geplant, zugeteilt und nach Bewerbung freigegeben werden; der persönliche Kalender zeigt die eigenen Dienste. Urlaubs- und Abwesenheitsanträge laufen durch einen Genehmigungsprozess und werden nach Freigabe im Kalender sichtbar. Ergänzend unterstützt ein Stundenkonto die Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Zeiten.
Dienstplanung, die für das ganze Team lesbar bleibt
Die Wochenansicht zeigt offene Schichten und die Einsätze der Mitarbeitenden nebeneinander. Planungsverantwortliche sehen, wo noch Besetzung fehlt, während Mitarbeitende ihre eigenen Dienste im persönlichen Kalender finden. Bewerbungen auf Schichten, Freigaben und Übergaben sind in den Ablauf eingebunden. Individuelle Wochenstunden und die Auslastung werden direkt im Planungskontext sichtbar, damit Entscheidungen nicht von verstreuten Tabellen abhängen.
Urlaub, Abwesenheit und Stundenkonto an einem Ort
Mitarbeitende können Urlaub und weitere Abwesenheiten beantragen; Verantwortliche prüfen und genehmigen die Anträge in der Anwendung. Genehmigte Zeiträume werden im Kalender berücksichtigt. Das Stundenkonto ergänzt die Planung um Soll- und Ist-Zeiten sowie Überträge. Für den Einstieg bestehender Teams lässt sich ein Kontostart festlegen und ein vorhandener Stundenstand administrativ übernehmen. So können auch bereits gewachsene Arbeitszeitstände in die digitale Planung einfließen.
Von der Schichtbestätigung bis zum Export
Nach einem Dienst können tatsächliche Zeiten bestätigt und Abweichungen von der Planung erfasst werden. Der Wochenabschluss führt diese Informationen für die weitere Prüfung zusammen. Ein Excel-Export bereitet die Daten für nachgelagerte Abläufe auf. Im Projekt wurden zudem Berechnungen für Bereitschaft, Pausen und weitere vereinbarte Dienstregeln umgesetzt. Maßgeblich sind dabei die im System hinterlegten Einstellungen und die fachlichen Vorgaben des jeweiligen Betriebs.
Eine Oberfläche für Planung und Verwaltung
Teamverwaltung, Rollen, Arbeitszeitvorgaben und Abwesenheitsprüfung sind direkt aus dem Dienstplan erreichbar. Dadurch bleibt die Anwendung im Alltag schnell bedienbar, obwohl sie mehrere Prozesse verbindet. ClockIT wurde von KUP Solutions auf Basis einer bestehenden Schichtplanungs-Codebasis weiterentwickelt und auf die konkreten Anforderungen des Projekts zugeschnitten – von der deutschsprachigen Oberfläche bis zu den fachlichen Regeln für Zeitberechnung und Auswertung.