KiJu Notes
KiJu Notes bündelt Betreuungsdokumentation, Kalender, Medikamentengaben, Tagesnotizen und Wochenberichte für Kinder- und Jugendwohngruppen in Österreich.
Eine klare Dokumentation unterstützt Fachkräfte im Betreuungsalltag und macht spätere Korrekturen nachvollziehbar.
Die Ausgangslage
In Kinder- und Jugendwohngruppen entstehen jeden Tag wichtige Informationen: Termine, individuelle Bedürfnisse, Medikamentengaben und Beobachtungen aus dem Betreuungsalltag. Wenn diese Informationen verteilt oder uneinheitlich dokumentiert werden, wird die Übergabe im Team aufwendig und die spätere Nachvollziehbarkeit erschwert. Gesucht war ein zentraler digitaler Arbeitsplatz, der Fachkräfte bei der täglichen Dokumentation unterstützt und zugleich klare Regeln für Korrekturen und Einsichtbarkeit abbildet.
Unsere Lösung
Mit KiJu Notes haben wir ein Dokumentationssystem für österreichische Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe umgesetzt. Für jedes Kind und jeden Jugendlichen lassen sich Stammdaten, wichtige Informationen, Ansprechpersonen und Termine an einem Ort verwalten. Ein individueller Kalender unterstützt die Planung. Medikamentenübersichten helfen dabei, vorgesehene Gaben und tatsächliche Einnahmen strukturiert festzuhalten. Mitarbeitende erfassen tägliche Betreuungsnotizen und erstellen darauf aufbauend Wochenberichte. So bleiben Informationen im Team auffindbar und der Verlauf der Betreuung nachvollziehbar.
Dokumentation entlang des Betreuungsalltags
Die Anwendung verbindet personenbezogene Übersichten mit den Aufgaben der Mitarbeitenden. Kalender, medizinisch relevante Angaben, Medikamentengaben und tägliche Einträge sind dem jeweiligen Kind oder Jugendlichen zugeordnet. Das erleichtert die Orientierung bei Schichtwechseln und hilft, Beobachtungen und Maßnahmen zeitlich einzuordnen. Wochenberichte fassen Entwicklungen über einen längeren Zeitraum zusammen, ohne dass Informationen erst aus verschiedenen Ablagen zusammengetragen werden müssen.
Korrekturen mit nachvollziehbarer Historie
Für die Einrichtung wurde eine Bearbeitungsregel umgesetzt, nach der Mitarbeitende eigene Dokumentationseinträge nur innerhalb von 24 Stunden ändern können. Jede Änderung wird protokolliert – auch dann, wenn eine Leitungsperson einen Eintrag korrigiert. Die Historie macht sichtbar, was geändert wurde und wer die Änderung vorgenommen hat. Das unterstützt interne Kontrollen und hilft, Dokumentationsverläufe bei berechtigten Anfragen von Jugendamt oder anderen zuständigen Stellen nachvollziehbar darzustellen. Die konkrete rechtliche Bewertung und die Regeln zur Aufbewahrung liegen bei der jeweiligen Einrichtung.
Digitale Lösung für österreichische Einrichtungen
KiJu Notes bildet einrichtungsspezifische Abläufe und österreichische Anforderungen in einer klaren Oberfläche ab. Statt einer allgemeinen Notizsammlung erhalten Teams strukturierte Bereiche für Kinder und Jugendliche, Termine, Medikamentendokumentation, Tagesnotizen und Wochenberichte. Der Fokus liegt auf einem verlässlichen Arbeitsablauf: Informationen gezielt erfassen, im Team wiederfinden und spätere Änderungen transparent nachvollziehen.